Veel werknemers werken thuis door de coronacrisis. De verwachting is dat werknemers (deels) blijven thuiswerken, ook als wij het virus straks achter ons laten. Dit verandert het kostenpatroon van uw werknemers. Thuiswerken zorgt weliswaar voor minder reiskosten, maar bijvoorbeeld elektriciteit, verwarming en koffie zorgen voor een extra kostenpost. Wilt u hier op inspelen door een thuiswerkvergoeding of een alternatief voor de vaste reiskostenvergoeding aan te bieden? Let dan goed op, als werkgever moet u rekening houden met diverse fiscale regels.
Thuiswerkvergoedingen: fiscale aandachtspunten
Als werkgever is het belangrijk na te gaan of kostenvergoedingen, arbeidsvoorwaarden of uw arbobeleid op eventuele thuiswerkvergoedingen moeten worden aangepast. De belangrijkste fiscale en juridische aandachtspunten met betrekking tot (vergoedingen bij) thuiswerken bespreken wij hieronder.
Werknemers die regelmatig thuiswerken hebben geen of minder reiskosten. In 2020 kon u een vaste reiskostenvergoeding nog onbelast doorbetalen. Per 1 april 2021 is dit mogelijk (deels) belast. Onderneem nu actie en beoordeel of u de vergoeding voor reiskosten moet aanpassen.
De algemene vaste kostenvergoeding
Een algemene vaste kostenvergoeding dekt vaak de kosten voor bijvoorbeeld consumpties onderweg, representatiekosten en parkeerkosten bij een auto van de zaak. Als uw werknemers meer online met klanten vergaderen, kunnen dergelijke kosten afnemen. Dit kan fiscale gevolgen hebben voor uw algemene vaste kostenvergoeding.
Alternatieven voor de vaste (reis)kostenvergoeding
Werknemers die thuiswerken hebben geen reiskosten maar andere kosten. Welke kosten kunt u als werkgever dan vergoeden? In dit artikel informeren wij u over fiscaal vriendelijke alternatieven, zoals een computer of internetverbinding .
Wat kunt u en mag u onbelast vergoeden?
Rijksambtenaren ontvangen een netto thuiswerkvergoeding van € 363 ter compensatie van thuiswerkkosten zoals elektriciteit, verwarming en koffie. Wilt u als werkgever ook een algemene thuiswerkvergoeding verstrekken? Let dan goed op. Als u een algemene thuiswerkvergoeding toekent voor bijvoorbeeld extra energiekosten of koffie en thee, dan vormt dit loon. Door slim gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen uit de werkkostenregeling, kunt u bepaalde kosten onbelast vergoeden. Daarnaast overweegt het kabinet om een aanvullende regeling voor het onbelast vergoeden van thuiswerkkosten in te voeren.
Juridische aandachtspunten bij thuiswerken
Vanwege de coronacrisis werken veel werknemers indien mogelijk vanuit huis. Dit heeft gevolgen voor u als werkgever. Wij zetten de arbeidsrechtelijke aandachtspunten bij thuiswerken voor u op een rij.
Zorg voor een veilige werkplek
Als werkgever bent u verplicht om uw medewerkers te voorzien van een goede werkplek, ongeacht of dit op de werkvloer is of thuis. Op de werkvloer moet u als werkgever in ieder geval voor een veilige werkomgeving zorgen, in lijn met de aanbevelingen van het RIVM en de protocollen op www.mijncoronaprotocol.nl. Als u geen veilige werkomgeving kunt garanderen, mag u uw medewerkers verplichten om thuis te werken. Doordat het thuiswerken de afgelopen periode redelijk plotseling is geïntensiveerd, is het niet reëel om te verwachten dat u als werkgever alle thuiswerkplekken zodanig heeft ingericht. Eventuele aanpassingen aan de thuiswerkpleksituatie moeten vooralsnog met name in onderling overleg bereikt en uitgevoerd worden. Naarmate de coronaperiode langer voortduurt, wordt er van u op dit vlak meer verwacht c.q. dat u de thuiswerkplek afdoende heeft ingericht. U bent als werkgever immers aansprakelijk als een werknemer door een niet afdoende ingerichte thuiswerkplek arbeidsongeschikt raakt.
Verplicht om op kantoor te werken
Als het werk niet vanuit huis verricht kan worden en u heeft een veilige werkomgeving gecreëerd, dan zijn uw medewerkers overigens verplicht om op kantoor te werken. Als een medewerker uit angst voor corona weigert te komen werken, dan kan er sprake zijn van werkweigering en kunt u arbeidsrechtelijke sancties overwegen.
Reiskostenvergoeding
Veel werkgevers vragen zich af in hoeverre zij verplicht zijn om vaste reiskosten te blijven betalen aan thuiswerkende medewerkers terwijl deze minder reizen en de fiscale wetgeving per 1 januari 2021 verandert. Dit is afhankelijk van wat partijen daarover hebben afgesproken in de arbeidsovereenkomst, een bedrijfsreglement of eventueel de toepasselijke cao. Blijkt uit die documenten niet hoe u daar mee om moet gaan? Dan geldt om bij voorkeur in onderling overleg reiskostenvermindering door te voeren tot slechts de werkelijke reiskosten en dit door uw medewerker te laten accorderen. Besluit u de reiskostenvermindering eenzijdig door te voeren? Compenseer uw werknemer dan met bijvoorbeeld een thuiswerkvergoeding. Als u uw werknemer niet compenseert of een alternatief biedt, dan is het mogelijk dat uw werknemer bij bezwaar in het gelijk wordt gesteld. Specifieke rechtspraak is daar echter nog niet over. De toekomst zal dit uitwijzen.
Meer weten?
De juristen arbeidsrecht van Chater Finance kunnen u adviseren over de rechten en plichten bij thuiswerken. Wilt u meer informatie? Neem dan contact op met Chater finance, jurist arbeidsrecht, via telefoonnummer 070-7522837 of stuur een e-mail info@chaterfinance.nl
English Version
Working from home and expense allowances
Many employees work from home because of the corona crisis. It is expected that employees will (partly) continue to work from home, even if we leave the virus behind us. This changes the cost pattern of your employees. Working from home does reduce travel costs, but electricity, heating and coffee, for example, add extra costs. Would you like to respond to this by offering a home work allowance or an alternative to the fixed travel allowance? Then pay attention, as an employer you have to take various tax rules into account.
Home work benefits: tax points for attention
As an employer, it is important to check whether expense allowances, terms of employment or your health and safety policy need to be adjusted to any homework allowances. Below we discuss the most important tax and legal points of interest with regard to (reimbursements for) working from home.
Employees who regularly work from home have no or fewer travel costs. In 2020 you could still continue to pay a fixed travel allowance untaxed. As of April 1, 2021, this may be (partly) taxed. Take action now and assess whether you need to adjust the reimbursement for travel expenses.
The generally fixed expense allowance
A generally fixed expense allowance often covers the costs for, for example, refreshments on the road, entertainment costs and parking costs for a company car. If your employees meet more online with customers, such costs can decrease. This may have tax consequences for your general fixed expense allowance.
Alternatives to the fixed (travel) expense allowance
Employees who work from home do not have travel costs but other costs. What costs can you reimburse as an employer? In this article we inform you about tax-friendly alternatives, such as a computer or internet connection.
What can you and may you reimburse untaxed?
Civil servants receive a net home working allowance of € 363 to offset home working costs such as electricity, heating and coffee. As an employer, do you also want to provide a general homework allowance? Then pay close attention. If you grant a general homework allowance for, for example, extra energy costs or coffee and tea, this constitutes wages. By making smart use of the specific exemptions from the work-related costs scheme, you can reimburse certain costs untaxed. In addition, the cabinet is considering introducing an additional scheme for the untaxed reimbursement of homework costs.
Legal points of attention when working from home
Due to the corona crisis, many employees work from home if possible. This has consequences for you as an employer. We have listed the employment law points of attention when working from home for you.
Provide a safe workplace
As an employer, you are obliged to provide your employees with a good workplace, regardless of whether this is on the work floor or at home. In the workplace, you as an employer must in any case ensure a safe working environment, in line with the recommendations of RIVM and the protocols on www.mijncoronaprotocol.nl. If you cannot guarantee a safe working environment, you may require your employees to work from home. Because working from home has intensified quite suddenly in the past period, it is not realistic to expect that you as an employer have set up all home workplaces in such away. For the time being, any adjustments to the home workplace situation must be achieved and carried out in particular in mutual consultation. As the corona period continues, more is expected of you in this area or that you have adequately set up the home workplace. After all, as an employer you are liable if an employee becomes incapacitated for work due to an inadequately furnished home workplace.
Mandatory to work in the office
If the work cannot be done from home and you have created a safe working environment, then your employees are obliged to work in the office. If an employee refuses to come to work for fear of corona, there may be a refusal to work and you can consider labour-law sanctions.
Travel allowance
Many employers wonder to what extent they are obliged to continue to pay fixed travel costs to employees who work from home while they travel less and the tax legislation changes as of 1 January 2021. This depends on what the parties have agreed on in the employment contract, company regulations or possibly the applicable collective labour agreement. Do these documents not show how to deal with this? Then it applies, preferably in mutual consultation, to implement a travel cost reduction to only the actual travel costs and to have this approved by your employee. Do you decide to implement the travel cost reduction unilaterally? Compensate your employee with, for example, a home-work allowance. If you do not compensate your employee or offer an alternative, it is possible that your employee will be successful in the event of an objection. However, there is no specific case law on this yet. Only time will tell.
Knowing more?
Chater Finance’s employment lawyers can advise you on the rights and obligations when working from home. Do you want more information? Please contact Chater finance, employment lawyer, via telephone number 070-7522837 or send an email to info@chaterfinance.nl
