Je mag overwerk compenseren met een tijd-voor-tijdregeling. Sinds 1 januari 2019 moeten werknemers voor hun gewerkte uren wel minimaal het minimumloon krijgen. Dit betekent dat je het totaal aantal gewerkte uren per loonperiode per werknemer goed moet bijhouden. Wat moet je allemaal in de gaten houden?
Minimumloongrens:
Compensatie van overwerk met tijd is echter sinds 1 januari 2019 niet meer altijd mogelijk. Werknemers mogen bij tijd-voor-tijdregelingen niet onder het minimumloon uitkomen behalve als een cao dat aangeeft. Artikel 13a lid 2 van de Wet minimumloon en vakantiebijslag (WML) bepaalt namelijk dat het uurloon in een loonperiode nooit minder mag zijn dan het wettelijk minimumuurloon. Het minimaal te betalen uurloon baseer je daarbij op het aantal feitelijk gemaakte uren in de loonperiode en het bruto-uurloon van de werknemer.
Voorbeeld
Neem bijvoorbeeld een werknemer van 30 jaar oud met een bruto-uurloon van 14 euro met een normale arbeidsduur van 36 uur per week (504 euro per week, met de week als loonperiode). Bij 15 uren overwerk heeft hij 51 uur in de week gewerkt. 504 euro gedeeld door die 51 uur betekent een bruto-uurloon van 9,88 euro. Hiermee ligt dit loon onder het minimumuurloon van 10,91 euro bruto voor een werkweek van 36 uur voor 21 jaar en ouder. Dit is niet toegestaan, behalve als er sprake is van een uitzonderingsituatie. Gevolg is dat je het overwerk in geld moet compenseren.
Cao-afspraken
Je hoeft je niet te houden aan de minimumloonregel als de cao voor je branche afspraken kent over een tijd-voor-tijdregeling. Daarnaast moeten jij en de werknemer schriftelijke afspraken hebben gemaakt over de compensatie van overwerk in tijd. Regelt een cao de tijd-voor-tijd dan moeten werknemers de vrije uren altijd voor 1 juli van het volgende jaar opnemen. Doen zij dat niet, dan moet je de resterende tijd alsnog uitbetalen. Compensatie in tijd mag ook zonder een cao voor overuren binnen de loonperiode (meestal maand) waarin de overuren zijn ontstaan. Voorwaarde blijft wel dat de werknemer niet onder het minimumloonbedrag per uur komt .
Tijd-voor-tijdcompensatie mogelijk
Als een medewerker per uur duidelijk meer krijgt dan het minimumloon, dan is tijd-voor-tijdcompensatie zonder meer mogelijk. Verdient een werknemer bijvoorbeeld 25 procent meer dan het minimumloon, dan kan hij (of zij) maximaal 25 procent meer werken dan de overeengekomen arbeidsduur per loonperiode. Ook voor werknemers met een loon dat behoorlijk boven het minimumloon ligt, kun je echter wel met de beperkingen van de WML te maken krijgen. Neem bijvoorbeeld een werknemer die normaal 22 uur werkt en voor de verandering een werkweek van 38 uur maakt. Deze medewerker zou dan voor die 38 uren onder het minimumuurloon uit kunnen komen.
Aanpassen arbeidsduur
Bij structureel overwerk kun je ook overleggen met de werknemer of deze zijn arbeidsduur wil aanpassen. Dat kan natuurlijk alleen als de werknemer in totaal niet meer gaat werken dan de maximale arbeidsduur die binnen je organisatie of sector geldt.
Voorkom boetes
Op overtreding van de regels wat het minimumloon betreft, kan een behoorlijke boete staan van de Inspectie SZW. Het is daarom belangrijk dat je je aan de regels houdt en de administratie van je tijd-voor-tijdregeling goed op orde hebt.
English Version
Time-for-time arrangement: pay attention to your workers minimum wage
You may compensate overtime with a time-for-time arrangement. Since 1 January 2019, employees must receive at least the minimum wage for their hours worked. This means that you must keep a good record of the total number of hours worked per pay period per employee. What should you keep an eye on?
Minimum wage limit:
Compensation of overtime with time, however, is no longer always possible since 1 January 2019. Employees are not allowed to fall below the minimum wage under time-for-time arrangements, unless a collective labor agreement indicates this. Article 13a paragraph 2 of the Minimum Wage and Holiday Allowance Act (WML) stipulates that the hourly wage in a wage period may never be less than the statutory minimum hourly wage. The minimum hourly wage to be paid is based on the number of hours actually worked in the pay period and the gross hourly wage of the employee.
Example
Take, for example, a 30-year-old employee with a gross hourly wage of 14 euros with a normal working time of 36 hours per week (504 euros per week, with the week as the pay period). With 15 hours of overtime, he worked 51 hours a week. 504 euros divided by those 51 hours means a gross hourly wage of 9.88 euros. This means that this wage is below the minimum hourly wage of 10.91 euros gross for a working week of 36 hours for 21 years and older. This is not allowed, except in exceptional circumstances. As a result, you have to compensate the overtime in money.
Collective labor agreements
You do not have to comply with the minimum wage rule if the collective labor agreement for your sector contains agreements about a time-for-time arrangement. In addition, you and the employee must have made written agreements about compensation for overtime. If a collective labor agreement regulates the time-for-time, employees must always take the free hours before 1 July of the following year. If they don’t, you still have to pay out the remaining time. Compensation in time is also allowed without a collective labor agreement for overtime within the pay period (usually the month) in which the overtime was incurred. The condition remains that the employee does not fall below the minimum wage per hour.
Time-for-time compensation possible
If an employee clearly receives more than the minimum wage per hour, then time-for-time compensation is certainly possible. For example, if an employee earns 25 percent more than the minimum wage, he (or she) can work a maximum of 25 percent more than the agreed working hours per pay period. However, you may also have to deal with the restrictions of the WML for employees with a wage that is well above the minimum wage. Take, for example, an employee who normally works 22 hours and makes a 38-hour workweek for a change. This employee could then be less than the minimum hourly wage for those 38 hours.
Adjust working hours
In the case of structural overtime, you can also discuss with the employee whether he wants to adjust his working hours. This is of course only possible if the employee does not work more than the maximum working hours that apply within your organization or sector.
Avoid fines
Violation of the rules regarding the minimum wage can lead to a considerable fine from the Inspectorate SZW. It is therefore important that you adhere to the rules and that the administration of your time-for-time arrangement is well organized.
