Heeft u als ondernemer met contante inkomsten en uitgaven te maken, dan moet u een kasboek bijhouden.
Kasboek bijhouden wettelijk verplicht?
Als u onderneemt met contant geld, bent u wettelijk verplicht een kasboek bij te houden. De wettelijke verplichting een boekhouding te voeren, vloeit o.a. voort uit het Burgerlijk Wetboek (boek 3, art. 15i lid 1) en is opgenomen in art. 52 leden 1 en 2 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Daaronder valt ook het bijhouden van een kasboek. Afhankelijk van de omvang van de kasstromen in uw onderneming doet u er verstandig aan om uw kasboek dagelijks (of per week) bij te werken. Zo voorkomt u dat er fouten ontstaan en er zaken vergeten worden.
Handmatig of digitaal?
Wettelijk is niet geregeld hoe u uw kasadministratie moet bijhouden. Dit mag handmatig en digitaal. Zorg wel dat uw kasmutaties worden gedekt door kasbescheiden, zoals bonnetjes, kwitanties, stortingsbewijzen, kassa-uitdraaien, etc. Daarnaast moet u alle (controle)berekeningen die u maakt, zoals kas-tellijsten, bij uw kasadministratie bewaren. Tip. Sorteer de bescheiden van uw kasmutaties op datum en geef ze een nummer. Zo kunt u iedere mutatie makkelijk terugvinden in uw kasboek. Let op. U bent verplicht om thermische kassabonnen te kopiëren. Deze kassabonnen vergaan namelijk na enige tijd, waardoor ze onleesbaar worden.
Waarop checken?
Let erop dat in uw kasboek geen negatief kassaldo ontstaat. Let op. Wanneer er een negatief kassaldo geconstateerd wordt, kan de Belastingdienst uw kasadministratie (als bewijs) verwerpen, hetgeen tot gevolg heeft dat uw inkomsten geschat gaan worden. Kascontrole! Bij het bijwerken van uw kasboek hoort ook het natellen van uw kasgeld. Uw kasboeksaldo moet overeenkomen met het aanwezige kasgeld. Ook dient u erop te letten dat uw kassaldo niet te hoog oploopt. Een te hoog kassaldo is tegenwoordig niet meer gebruikelijk en zal alleen maar lastige vragen opleveren.
English Version
Cash book digitally or manually?
As an entrepreneur, if you must deal with cash income and expenditure, you must keep a cash book.
Keeping a cash book is required by law? If you do business with cash, you are legally obliged to keep a cash book. The legal obligation to keep accounts follows, inter alia, from the Civil Code (Book 3, Article 15i, paragraph 1) and is included in Art. 52 paragraphs 1 and 2 of the General Government Tax Act. This also includes keeping a cash book. Depending on the size of the cash flows in your company, it is advisable to update your cash book daily (or per week). In this way you prevent errors and things from being forgotten.
Manual or digital?
It is not regulated by law how you should keep your cash administration. This can be done manually and digitally. Make sure that your cash changes are covered by cash documents, such as receipts, bills, deposit receipts, cash-outs, etc. In addition, you must keep all calculations that you make, such as cash count lists, with your cash administration. Tip. Sort the documents of your cash transactions by date and give them a number. This way you can easily find every mutation in your cash book. Pay attention. You are required to copy thermal receipts. This is because these receipts decay after a while, making them illegible.
Check on what?
Please note that it must not be a negative cash balance in your cash book. Pay attention. If a negative cash balance is found, the Tax Authorities can reject your cash administration (as proof), which means that your income will be estimated. Cash Check! Updating your cash book also involves counting your cash. Your cash book balance must match the available cash. You must also ensure that your cash balance is not too high. Too high a cash balance is no longer common nowadays and will only cause difficult questions.
